A maior parte das trocas de ERP que dão errado já estava errada antes da implantação começar: o problema foi a escolha. A empresa assiste a três ou quatro demonstrações, cada fornecedor mostra o que o sistema faz de melhor, o preço decide e o contrato é assinado. As lacunas aparecem meses depois, com a implantação em andamento, quando o processo real da empresa não cabe no sistema que foi comprado.
A saída mais comum nessa hora é contornar: uma planilha ao lado do ERP, uma customização cara, um processo que volta a ser feito à mão. Dois anos depois, a empresa está avaliando ERP de novo.
Por que escolher pela demonstração dá errado?
A demonstração é roteirizada pelo fornecedor. Ela mostra o fluxo padrão, com dado limpo, no cenário em que o sistema brilha. A operação da empresa não é o fluxo padrão: tem a regra de preço que só vale para um tipo de cliente, a nota que sai por uma empresa e o estoque que fica em outra, o produto que é vendido por um código e contado por outro.
Se a empresa não chega à demonstração sabendo quais são esses casos, ela não tem como perguntar por eles. E o fornecedor não vai levantar o que a empresa não perguntou.
O que mapear antes de conversar com fornecedor?
O mapeamento não precisa ser um documento de duzentas páginas. Precisa responder cinco perguntas.
Quais processos o sistema tem que carregar?
Os fluxos críticos de ponta a ponta: do orçamento ao faturamento, da compra ao estoque, do pedido à entrega, do serviço prestado à cobrança. Para cada um, quem participa, em que ordem e onde o fluxo trava hoje.
Onde cada dado nasce hoje?
Cadastro de cliente, cadastro de produto, preço, custo, saldo de estoque. Para cada dado importante, em que sistema ou planilha ele é criado, quem mantém e quantas cópias existem. É comum descobrir que o mesmo produto tem códigos diferentes em lugares diferentes, e que parte da desconfiança no sistema atual vem disso.
Quais regras de negócio vivem fora do sistema?
Toda fórmula de planilha que decide preço, comissão, prazo ou custo é uma regra de negócio. Se ela não for levantada, o ERP novo não vai ter, e a planilha volta.
Quais integrações são obrigatórias?
Fiscal, bancos, e-commerce, CRM, WhatsApp, marketplace, sistema de campo. Para cada uma, se é obrigatória no primeiro dia ou pode esperar, e se o fornecedor já tem a integração pronta ou vai precisar construir.
Qual é o volume real?
Quantos pedidos, notas, itens de estoque, empresas e usuários. Sistema que funciona bem com cem pedidos por mês pode se comportar de outro jeito com dez mil.
Como comparar os fornecedores com critério?
Com o mapa pronto, a comparação muda de natureza. Em vez de assistir à demonstração que o fornecedor escolheu, a empresa entrega os seus cenários e pede para ver o sistema resolvendo cada um.
- Transformar o mapa em requisitos. Cada achado vira um requisito escrito, com prioridade: obrigatório, importante ou desejável.
- Separar o que é fronteira. Exigência fiscal e regulatória entra como condição de corte: sistema que não atende está fora, por melhor que seja no resto.
- Pedir demonstração roteirizada pela empresa. Os cenários difíceis vão por escrito antes da reunião. O fornecedor mostra o sistema resolvendo aqueles casos, com aquele tipo de dado.
- Pontuar com o mesmo critério para todos. Uma matriz simples, requisito por requisito, evita que a decisão fique com o fornecedor que apresentou melhor.
- Olhar o custo total. Licença, implantação, customização, integração, treinamento e o custo de manter o que ficou de fora. O sistema mais barato na proposta às vezes é o mais caro em três anos.
E se o mapa mostrar que não é hora de trocar?
Acontece com frequência. Às vezes o ERP atual atende e o problema é configuração, cadastro duplicado ou processo mal definido. Às vezes a necessidade real é um sistema de apoio integrado ao ERP (um controle de estoque por endereço, um painel de margem, uma ferramenta de campo) e não a troca do sistema inteiro. Descobrir isso antes de assinar contrato é o resultado mais barato que um mapeamento pode dar.
Por onde começar
O primeiro passo é o mapa, e ele vem antes de qualquer conversa com fornecedor. É exatamente a proposta do Diagnóstico Operacional: mapear processos, sistemas e dados, medir a linha de base, transformar os achados em requisitos e só então apoiar a escolha. Se a planilha já virou peça central da operação, vale ler também quando a planilha vira o sistema da empresa.
Perguntas frequentes
Natan Lima, fundador da Venno. Conduz os projetos de diagnóstico, CRM e integração do começo à implantação. Sobre a Venno