A maioria das empresas de médio porte tem pelo menos um dashboard que foi aberto com orgulho na reunião de lançamento e nunca mais. Alguém pediu um painel, o time de dados ou o analista de BI entregou gráfico, filtro e cor por categoria, todo mundo elogiou. Três semanas depois, só quem fez o painel ainda abre.
O problema não é o gráfico. É que o painel não está ligado a nenhuma decisão que alguém precisa tomar todo dia ou toda semana.
Por que o painel bonito não vira hábito?
Um dashboard compete com a tela que a pessoa já usa para trabalhar. Se abrir o painel não muda o que ela faz a seguir, ele perde a disputa. O vendedor volta para o funil, o gestor de operação volta para a planilha, o financeiro volta para o sistema de contas.
Os sinais de que isso está acontecendo são conhecidos:
- O painel foi apresentado uma vez, numa reunião, e depois disso quase ninguém mais entra.
- Tem indicador bonito no topo que ninguém sabe explicar o que significa na prática.
- Existem dois ou três painéis diferentes, de ferramentas diferentes, mostrando pedaços da mesma informação.
- Quando um número do painel some ou muda de cara, ninguém percebe por semanas.
Esse último sinal é o mais revelador. Se o número pudesse desaparecer do sistema sem que ninguém notasse, ele nunca servia para decidir nada.
Quem decide o que entra no dashboard?
Na maioria das empresas, quem monta o painel é quem sabe construir painel: o time de dados, o analista de BI, às vezes o próprio dono do sistema. A pergunta que guia o trabalho costuma ser “o que dá para mostrar com os dados que temos”, e não “o que o gestor precisa saber antes de agir”.
A ordem certa é inversa. Primeiro alguém pergunta ao gestor comercial, ao gestor de operação e ao financeiro: qual decisão você toma toda semana, e qual número te ajudaria a tomar essa decisão mais rápido ou com menos risco. Só depois dessa resposta é hora de abrir a ferramenta de BI.
Numa distribuidora, por exemplo, o gestor comercial decide toda semana para quem ligar primeiro. Um painel que mostra faturamento total do mês não ajuda nessa decisão. Um painel que mostra quais clientes pararam de comprar no ciclo esperado, sim. É a mesma lógica num frigorífico: o painel pode mostrar o volume despachado no dia e ainda deixar o vendedor sem saber em qual cliente ou em qual corte a margem está caindo.
O que um indicador precisa responder para servir?
Um indicador só vale a pena quando responde a três perguntas ao mesmo tempo:
- Quem olha para ele? Se a resposta é “a diretoria, uma vez por mês”, ele é relatório, não painel de uso diário. Os dois têm função diferente e não precisam estar juntos.
- O que essa pessoa faz quando o número piora? Se não existe uma ação associada, o indicador é curiosidade, não gestão.
- Com que frequência o número muda o suficiente para justificar olhar de novo? Indicador que varia pouco de um dia para o outro não precisa de painel diário; precisa de revisão periódica.
Quando um indicador não passa por essas três perguntas, ele está no painel porque era fácil de calcular, não porque alguém precisava dele.
Como testar se o painel vale a pena manter?
O teste mais simples é olhar o histórico de acesso, quando a ferramenta permite, e perguntar diretamente a quem deveria usar: a última vez que você tomou uma decisão diferente por causa deste painel, foi quando? Se a resposta for vaga ou muito antiga, o painel não está cumprindo o papel, independentemente de quão bem construído ele seja.
Vale repetir esse teste com cada indicador do painel, não só com o painel como um todo. Um dashboard inteiro pode estar morto, ou pode ter três indicadores vivos e doze indicadores mortos escondidos ao lado deles. O segundo caso é mais comum e mais difícil de notar.
O que estruturar antes de montar o próximo painel?
- Listar as decisões, não as métricas. Para cada gestor, anotar as decisões recorrentes que ele toma, antes de pensar em qual gráfico mostrar.
- Escolher um indicador por decisão. Cada decisão da lista ganha um número que a apoia diretamente, de preferência um só, não cinco parecidos.
- Definir quem olha e quando. Painel de uso diário e relatório de revisão mensal não são a mesma coisa e não precisam dividir a mesma tela.
- Garantir que o número tem uma fonte única. Se o mesmo indicador aparece de formas diferentes em dois lugares, o painel perde credibilidade antes de qualquer discussão sobre design.
- Revisar em três meses. Perguntar de novo quem usa cada indicador e remover o que ninguém mais olha. Painel que só cresce também morre de inchaço.
Esse mapeamento é o mesmo raciocínio por trás de por que o mesmo número aparece diferente em dois relatórios: o painel só serve quando existe uma fonte única por trás dele, e quando alguém mediu a situação antes de montar qualquer gráfico, como descrito em sem linha de base, nenhuma mudança prova que funcionou.
Por onde começar
Antes de pedir um painel novo ou redesenhar o atual, vale listar as cinco decisões que mais pesam na operação hoje e perguntar, para cada uma, qual número faltaria para decidir melhor. Esse levantamento, feito com os próprios gestores, costuma mostrar que o problema nunca foi falta de dado bonito. É o Diagnóstico Operacional da Venno: mapear o que cada decisão precisa, antes de desenhar qualquer painel.
Perguntas frequentes
Natan Lima, fundador da Venno. Conduz os projetos de diagnóstico, CRM e integração do começo à implantação. Sobre a Venno