Funil de vendas com etapas demais trava o vendedor em preenchimento; funil com etapas de menos esconde onde a venda emperra. As duas situações levam ao mesmo lugar: o gestor olha o funil e não consegue dizer, com segurança, em que ponto cada negociação está parada e por quê.
O problema não é ter ou não ter CRM. Muita empresa tem o sistema e o funil continua sem responder essa pergunta, porque as etapas foram copiadas de um modelo pronto em vez de desenhadas a partir de como a venda acontece ali.
Quantas etapas o funil precisa ter?
Não existe número universal. O que existe é um limite de cada lado.
Etapas de menos, como “novo contato” e “fechado”, escondem tudo o que acontece no meio. O gestor sabe quantos leads entraram e quantos compraram, mas não sabe onde os outros ficaram pelo caminho.
Etapas demais fazem o vendedor passar mais tempo movendo card do que vendendo. Quando cada contato telefônico vira uma etapa nova, o funil cresce para quinze, vinte passos, e ninguém atualiza tudo isso no ritmo da operação. O card fica parado na etapa errada, e o relatório mente.
Na prática, a maioria das operações comerciais funciona bem entre quatro e sete etapas. O número certo depende do ciclo de venda: quem fecha em poucos dias precisa de menos passos do que quem negocia um contrato por semanas.
O que cada etapa precisa responder?
Uma etapa de funil só serve se responder duas perguntas ao mesmo tempo:
- Qual é a ação do vendedor nessa etapa? Ligar, enviar orçamento, tirar dúvida técnica, negociar prazo. Se a ação não está clara, o vendedor não sabe o que fazer com o card parado ali.
- O que precisa acontecer para o card avançar? Resposta do cliente, orçamento aprovado, contrato assinado. Sem esse critério, a etapa vira gaveta: o card entra e ninguém sabe quando ele deveria sair.
Etapa sem ação e sem critério de saída não organiza nada. Só move o problema de uma lista de papel para dentro do sistema.
Por que o funil copiado de outra empresa não funciona?
É comum abrir o CRM e encontrar um funil padrão: novo lead, qualificação, proposta, negociação, fechamento. Esse modelo descreve uma venda genérica, e quase nenhuma venda real segue exatamente essa ordem.
Numa distribuidora, o orçamento pode ser aprovado na hora e a etapa que trava é a entrega. Numa empresa de serviço técnico, a etapa crítica costuma ser a visita de levantamento, que nem aparece no modelo pronto. Num frigorífico, a negociação já começa com tabela e alçada de desconto definidas, e o que decide a venda é a recompra da semana seguinte, não a “qualificação” do lead.
Cada operação trava num ponto diferente. O funil só mostra isso se for desenhado a partir do ponto em que a venda daquela empresa realmente emperra, não do modelo que veio pronto no sistema.
Como desenhar as etapas que o time consegue seguir?
O desenho funciona melhor de trás para frente, a partir do que já acontece hoje:
- Listar os contatos reais de uma venda. Pedir para dois ou três vendedores descreverem, passo a passo, o que fazem entre o primeiro contato e o fechamento. Não o processo ideal: o que eles realmente fazem.
- Agrupar os passos que se repetem. Vários contatos pequenos (mensagem, ligação de confirmação, lembrete) costumam caber numa única etapa, com a mesma ação de fundo.
- Marcar onde a venda historicamente trava. Conversar com quem vende há mais tempo sobre em que ponto o cliente costuma sumir ou pedir mais tempo. Esse ponto vira etapa própria, mesmo que o resto do funil fique mais enxuto.
- Escrever a ação e o critério de saída de cada etapa. Antes de configurar qualquer sistema, documentar isso num texto simples que qualquer vendedor novo consiga ler e entender.
- Testar com uma venda real antes de valer para todas. Rodar o funil novo com negociações em andamento por duas semanas e ajustar o que não bateu com a prática.
Por onde começar
Antes de redesenhar qualquer funil, vale mapear o que existe: quantas etapas tem hoje, em qual delas mais cards ficam parados e há quanto tempo. Esse levantamento costuma mostrar, sem precisar de opinião, se o problema é etapa de menos, etapa de mais ou falta de critério de saída.
É o ponto de partida do método de CRM e operação comercial da Venno. Quando o funil já existe mas os cards somem na primeira semana de uso, o problema costuma estar na adoção, não no desenho: vale ler também por que o CRM vira cemitério de cards. E quando parte da negociação acontece pelo WhatsApp do vendedor antes de chegar ao funil, o rastro de onde a venda nasceu some: é o tema de por que a origem do lead se apaga no WhatsApp.
Perguntas frequentes
Natan Lima, fundador da Venno. Conduz os projetos de diagnóstico, CRM e integração do começo à implantação. Sobre a Venno