Em empresa de serviço técnico, o ERP costuma mostrar quanto a empresa faturou e quase nunca mostra quanto cada obra deu de resultado. O faturamento está na nota. O custo está espalhado: parte no estoque, parte na folha, parte no cartão corporativo, parte na cabeça de quem tocou o serviço. No fim do mês a empresa sabe se ganhou dinheiro. Não sabe em qual obra ganhou e em qual perdeu.
Isso importa porque o próximo orçamento sai com base no anterior. Se a obra que parecia boa na verdade deu prejuízo, a empresa repete o preço errado com confiança.
Por que o ERP não enxerga a obra?
A maioria dos ERPs vendidos para indústria e comércio organiza a informação por nota fiscal, produto e conta contábil. A obra, o contrato de manutenção ou a ordem de serviço aparecem como detalhe, quando aparecem. Para uma distribuidora isso basta. Para quem vende projeto, instalação e manutenção, a unidade de resultado é outra.
Quando o sistema não tem a obra como centro, cada custo é lançado onde é mais fácil de lançar. O material sai do estoque para “consumo”. A hora do técnico entra como folha. O deslocamento vira reembolso. Tudo isso é custo real da obra, e nenhum deles está ligado a ela.
Onde a margem se perde no caminho?
Os vazamentos se repetem de empresa para empresa. Os cinco mais comuns:
- Material retirado sem ordem de serviço. O técnico passa no almoxarifado, pega o que precisa e sai. A baixa acontece depois, no agregado, sem saber para qual obra foi.
- Hora de técnico fora do sistema. A folha paga a hora, mas ninguém registra quantas horas cada obra consumiu. Hora extra e retorno por garantia somem no custo fixo.
- Deslocamento e diária. Combustível, pedágio, hotel e alimentação da equipe entram como despesa geral.
- Material que chega direto na obra. Compra com entrega no cliente não passa pelo estoque. Se a nota não vier marcada com o projeto, ela vai para o custo do mês.
- Tempo de engenharia e orçamento. Visita técnica, levantamento e projeto que antecedem a venda raramente são contados, inclusive nos orçamentos que não fecham.
Nenhum desses itens é grande sozinho. Somados, costumam ser a diferença entre a margem que o dono imagina e a margem que a obra deu.
Uma planilha por obra resolve?
É a reação mais comum, e funciona por um tempo. Alguém do financeiro ou da engenharia monta uma planilha por projeto e vai lançando os custos que consegue rastrear. O problema aparece quando a empresa passa a tocar várias obras em paralelo: a planilha depende de uma pessoa, é preenchida depois do fato e nunca bate com o ERP. O dado vive em dois lugares, e na reunião de preço ninguém sabe qual vale.
Esse é o mesmo padrão descrito em quando a planilha vira o sistema da empresa: a ferramenta de cálculo assume o papel de fonte da verdade sem ter nenhuma das proteções de um sistema.
O que estruturar para enxergar a margem por projeto?
A ordem importa mais que a ferramenta.
- Definir a unidade de resultado. Obra, contrato, ordem de serviço ou cliente. A empresa precisa decidir em que nível quer ver a margem, porque isso define todo o resto.
- Mapear onde cada custo nasce e quem lança. Para cada tipo de custo (material, hora, deslocamento, terceiro), anotar em que momento ele acontece, quem sabe dele e em que sistema ele entra hoje.
- Criar o vínculo na origem. O material sai do estoque já com o número da obra. A hora é apontada por ordem de serviço. A compra com entrega direta é feita com o projeto no pedido. Corrigir no fechamento do mês não funciona; o vínculo tem que existir na hora do lançamento.
- Decidir onde o dado vive. Às vezes o ERP atual já tem centro de custo ou módulo de projeto e ninguém configurou. Às vezes é preciso um sistema de apoio integrado ao ERP, como um controle de estoque por obra ou um app de apontamento para o técnico. Às vezes é hora de trocar de ERP. Essa decisão vem depois do mapa.
- Medir antes de mexer. Escolher duas ou três obras recentes e reconstruir a margem real delas à mão. Esse número é a linha de base. Sem ele, nenhuma melhoria depois consegue provar que funcionou.
Por onde começar
O primeiro passo é um levantamento de poucos dias, antes de qualquer decisão de sistema: quais custos existem, onde cada um é lançado e quais nunca chegam à obra. Esse mapa costuma responder sozinho se o problema é configuração, integração ou troca de ERP.
É o que o Diagnóstico Operacional faz em empresas de serviço técnico como climatização, refrigeração, energia solar, elevadores e segurança eletrônica: mapeia processos, sistemas e custos, mede a linha de base e entrega o roadmap do que estruturar primeiro.
Perguntas frequentes
Natan Lima, fundador da Venno. Conduz os projetos de diagnóstico, CRM e integração do começo à implantação. Sobre a Venno